Hướng dẫn cách setup phòng họp hiệu quả

Hướng dẫn cách setup phòng họp hiệu quả Leave a comment

Phòng họp là một nơi cực kỳ quan trọng của mỗi công ty, doanh nghiệp. Đây chính là nơi mà mọi người trao đổi ý tưởng và đưa ra quyết định có ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty. Tuy nhiên một số phòng họp hiện nay lại không được thiết lập đúng cách, điều này ảnh hưởng cực kỳ lớn đến chất lượng cuộc họp. Vậy làm thế nào để setup phòng họp được hiệu quả, hãy cùng GHETRINHKY tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Lợi ích của phòng họp được setup hiệu quả

Nâng cao năng suất làm việc

Khi phòng họp được setup một các hợp lý, năng suất làm việc của nhân viên cũng được tăng lên một cách đáng kể. Điều này là do, khi phòng họp được setup hiệu quả thì các phương tiện cần cho cuộc họp được bố trí vào đúng vị trí, ánh sáng đầy đủ, không gian thoáng đãng và thoải mái. Cuộc họp sẽ được diễn ra một cách luận lợi và chuyên nghiệp hơn, từ đó mà chất lượng công việc cũng được tăng lên.

Cải thiện giao tiếp và tinh thần đồng đội

Phòng họp được setup hợp lý sẽ tạo ra một không gian thoải mái, thân thiện. Những thành viên trong cuộc họp có thể tự tin hơn để bày tỏ ý kiến, quan điểm của mình để xây dựng môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả. Các thành viên trong công ty sẽ gắn bó, gần gũi với nhau hơn, giúp xây dựng tinh thần đồng đội và cải thiện giao tiếp.

Tránh lãng phí thời gian

Một phòng họp được đánh giá là thuận tiện, phù hợp là một phòng họp được setup với đầy đủ trang thiết bị hiện đại. Đây là những chi tiết cực kỳ quan trọng trong một phòng họp. Nó không chỉ giúp không gian phòng họp thêm tiện ích mà còn giúp tránh lãng phí thời gian. Cuộc họp của công ty khi được trang bị đầy đủ thiết bị thì sẽ không bị gián đoạn, gây khó chịu cho người tham dự.

Nâng tầm hình ảnh chuyên nghiệp

Khi setup phòng họp phù hợp, hiệu quả, hình ảnh và vị thế của công ty của các bạn cũng được nâng tầm. Nhất là đối với những cuộc họp, trao đổi dự án với đối tác và khách hàng. Phòng họp được bày trí gọn gàng, thẩm mỹ và hợp lý sẽ giúp tạo ấn tượng tốt với đối tác. Những dự án, hợp đồng cũng được đẩy nhanh tiến độ hơn.

Lợi ích của phòng họp được setup hiệu quả

Bí quyết setup phòng họp đạt chuẩn

Bố trí phòng họp

Xác định mục đích sử dụng phòng họp: Đầu tiên, các bạn cần phải xác định mục đích sử dụng phòng họp để biết cách bố trí phòng họp hợp lý. Đối với từng căn phòng khác nhau như phòng họp nhỏ, phòng hội nghị, phòng brainstorm sẽ có từng lưu ý về cách bày trí khác nhau.

Xác định mục đích phòng họp

Lựa chọn kiểu bàn ghế phù hợp: Đối với những phòng họp nhóm nhỏ, các bạn nên lựa chọn những kiểu bàn họp vừa phải dạng hình chữ nhật hoặc hình oval để tối ưu hóa diện tích. Phòng hội nghị lớn thì có thể sử dụng bàn họp hình chữ U hoặc bàn rỗng giữa để giúp không gian được rộng rãi. Và phòng brainstorm thì các bạn nên chọn bàn vuông hoặc tròn để tạo cảm giác gần gũi.

Lựa chọn bàn ghế phù hợp

Sắp xếp bố trí: Cần phải sắp xếp phòng họp sao cho đảm bảo khoảng cách thuận tiện để mọi người trao đổi ý kiến cùng nhau. Khoảng cách giữa những người ngồi không nên quá rộng nhưng không được quá hẹp. Vì nếu quá hẹp thì sẽ thiếu riêng tư, bí bách và khó chịu.

Sắp xếp nội thất họp khoa học

Thiết bị phòng họp

Màn hình trình chiếu: Màn hình máy chiếu phải đảm bảo kích thước phù hợp với phòng. Đây là phương tiện giúp các thành viên theo dõi cuộc họp, vì thế nếu máy chiếu quá nhỏ, mọi người sẽ khó có thể theo dõi được tường tận những vấn đề quan trọng được đề cập đến. Bảng trắng/bảng tương tác: Ngoài ra, các công ty cũng cần bổ sung thêm bảng tương tác để phục vụ ghi chú, trình bày ý tưởng. Nhất là đối với những phòng brainstorm thì bảng trắng càng quan trọng. Đây là một món đồ hỗ trợ mọi người rất nhiều trong việc trình bày những ý tưởng.

Setup màn hình trình chiếu trong phòng họp

Hệ thống âm thanh, micro: Hệ thống âm thanh cần phải rõ ràng, tránh nhiễu. Vì nếu hệ thống âm thanh và micro bị trục trặc, mọi người sẽ không thể theo dõi được cuộc họp. Nhất là đối với những phòng họp hội trường, có nhiều người tham dự.

Setup hệ thống âm thanh cho phòng họp

Thiết bị họp trực tuyến: Nếu phòng họp được dùng cho những cuộc họp trực tuyến thì các thiết bị như camera, đường truyền cần phải có chất lượng cao và ổn định. Đây là yếu tố quan trọng giúp cuộc họp online được diễn ra một cách nhanh chóng và suôn sẻ.

Setup thiết bị họp trực tuyến

Yếu tố môi trường

Ánh sáng: Phòng họp cần phải có hệ thống đèn chiếu sáng đầy đủ để đảm bảo chất lượng cuộc họp. Ngoài ra, các công ty có thể tận dụng sáng tự nhiên tự nhiên để giúp không gian thêm tươi sáng.

Setup ánh sáng phòng họp phù hợp

Âm thanh: Phòng họp cần phải được cách âm tốt để hạn chế tiếng ồn từ bên ngoài. Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất vì nếu phòng không được cách âm tốt thì cuộc họp sẽ bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn từ bên ngoài. Gây chậm trễ tiến độ cuộc họp.

Setup âm thanh trong phòng họp

Nhiệt độ: Một yếu tố khác mà các công ty cũng cần quan tâm khi setup phòng họp đó chính là cần lắp đặt hệ thống máy điều hòa để đảm bảo không gian luôn mát mẻ. Điều này sẽ giúp tạo cảm giác thoải mái cho những người tham dự cuộc họp.

Setup nhiệt độ trong phòng họp

Các yếu tố khác

Kết nối internet ổn định: Phòng họp cần phải có một đường truyền kết nối ổn định. Bởi vì trong quá trình họp, có một số công việc cần phải tìm kiếm những tài liệu trên internet. Đường truyền không tốt sẽ khiến cuộc họp bị gián đoạn. Chưa kể đến những cuộc họp trực tuyến thì kết nối internet còn có ý nghĩa quan trọng hơn nữa.

Setup internet ổn định

Bảng phụ, giấy nhớ: Bảng phụ và giấy nhớ cũng là những thứ nhất định phải chuẩn bị. Khi tham dự cuộc họp, chắc chắn sẽ có những ý tưởng hoặc dự án, con số quan trọng mà nhất định các bạn phải ghi chú. Đây chính là lúc mà bảng phụ và giấy nhớ phát huy tác dụng.

Setup bảng trắng hoặc giấy nhớ

Thùng rác: Một thứ khác mà các bạn cũng cần phải bố trí trong phòng họp đó chính là thùng rác. Thùng rác này sẽ dùng để chứa rác thải văn phòng, chủ yếu là giấy tờ không cần sử dụng đến.

Setup thùng rác trong phòng họp

Mẹo tuyệt vời tạo phòng họp hiện đại và kích thích sáng tạo

Sử dụng tông màu tươi sáng, kích thích tư duy

Khi bố trí phòng họp, các bạn có thể tận dụng những gam màu tươi sáng như vàng, xanh lam, xanh lá để bố trí. Đây là những màu sắc có thể kích thích tư duy của những người tham dự cuộc họp. Từ đó mọi người sẽ chủ động sáng tạo, đưa ra những ý tưởng hay, giúp ích cho sự phát triển của công ty.

Sử dụng tông màu tươi sáng, kích thích tư duy

Thêm cây xanh để thanh lọc không khí, tạo cảm giác thoải mái

Ngoài ra, các bạn cũng có thể tham khảo setup phòng họp cùng với cây xanh. Đây là một cách setup khá được ưa chuộng trong thời gian gần đây. Cây xanh sẽ vừa giúp thanh lọc không khí, tạo sự mát mẻ cho người tham dự, vừa tạo cảm giác thư giãn dễ chịu và thoải mái.

Thêm cây xanh để thanh lọc không khí, tạo cảm giác thoải mái

Trang trí nghệ thuật truyền cảm hứng

Một cách trang phí phòng họp khác mà các công ty cũng nên áp dụng đó chính là sử dụng tranh ảnh hoặc những câu slogan truyền động lực để gắn trên tường. Những bức tranh này vừa giúp tô điểm thêm một chút sắc màu cho phòng họp, vừa giúp tạo động lực cho các thành viên trong công ty nỗ lực, phấn đấu hơn nữa để đạt được nhiều thành công.

Trang trí nghệ thuật truyền cảm hứng

Tận dụng ánh sáng tự nhiên, kết hợp đèn thông minh

Ngoài ra, một phòng họp được setup phù hợp còn phải cần có ánh sáng đầy đủ để đảm bảo rằng người ngồi họp không bị thiếu ánh sáng. Các công ty và doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn ánh sáng tự nhiên bằng cách thiết kế cửa sổ lớn bằng kính. Thêm vào đó cũng cần phải sử dụng thêm đèn thông minh để không gian luôn đầy đủ.

Tận dụng ánh sáng tự nhiên, kết hợp đèn thông minh

Địa chỉ mua sắm bàn ghế phòng họp uy tín, chất lượng

GHETRINHKY là một đơn vị mà các bạn có thể tham khảo khi cần tìm mua bàn ghế phòng họp uy tín, chất lượng. Toàn bộ các sản phẩm trang thiết bị nội thất văn phòng tại đây luôn là sản phẩm chất lượng cao, được nhập khẩu hoàn toàn từ nhiều nước trên thế giới. Hiện nay GHETRINHKY đã có 3 chi nhánh lớn tại thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này cùng nhiều dự án lớn. Khi đến với chúng tôi, khách hàng sẽ có được những trải nghiệm mua sắm tốt nhất. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thiết lập phòng họp hiệu quả, nhận ngay ưu đãi hấp dẫn.

Thông tin liên hệ:

  • Showroom Hà Nội: Vimeco, đường Tú Mỡ, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội
  • Showroom Hồ Chí Minh: Số 346 Trần Phú, phường 8, quận 5, TP. Hồ Chí Minh
  • Showroom tại Đà Nẵng: Số 56 Lê Đình Dương, Phường Phước Ninh, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
  • Website: https://ghetrinhky.com/

Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Phòng họp nhỏ nên bố trí bàn ghế như thế nào?

Dưới đây là một số gợi ý chi tiết về cách bố trí bàn ghế cho phòng họp nhỏ, nhằm tối ưu hóa không gian và tạo cảm giác thoải mái, thuận tiện cho các hoạt động họp:

1. Chọn Kiểu Bàn Phù Hợp

  • Bàn Tròn Nhỏ: Tạo sự thân thiện và dễ trao đổi, phù hợp cho các cuộc thảo luận nhóm nhỏ (3-6 người).
  • Bàn Hình Chữ Nhật Nhỏ: Có thể đặt ở giữa phòng, phù hợp cho các cuộc họp từ 4-8 người, giúp tối ưu không gian xung quanh.
  • Bàn Gấp hoặc Bàn Module: Tiết kiệm không gian khi không sử dụng, dễ dàng di chuyển và linh hoạt trong bố trí.

2. Chọn Ghế

  • Ghế Không Tay Vịn: Giảm bớt diện tích sử dụng, dễ dàng xếp sát vào bàn, phù hợp cho phòng họp rất nhỏ.
  • Ghế Gấp: Tiết kiệm không gian khi không sử dụng, dễ dàng lưu trữ khi không cần thiết.
  • Ghế Văn Phòng Nhỏ Gọn: Có bánh xe giúp dễ dàng di chuyển, tạo sự linh hoạt trong các buổi họp.

3. Bố Trí Bàn Ghế

  • Hình Tròn hoặc Bán Nguyệt: Bàn tròn ở trung tâm hoặc bán nguyệt, giúp mọi người dễ dàng giao tiếp và trao đổi.
  • Hình Vuông hoặc Chữ Nhật Nhỏ: Bố trí ghế xung quanh bàn, tạo cảm giác gọn gàng và thân thiện.
  • Hình Chữ U Nhỏ: Thích hợp cho các buổi thảo luận nhóm, mọi người đều nhìn thấy nhau và người trình bày có thể dễ dàng di chuyển, tiết kiệm không gian.

4. Tối Ưu Hóa Không Gian

  • Sử Dụng Kệ Treo Tường và Tủ Lưu Trữ: Để các vật dụng như tài liệu, máy chiếu, bảng trắng,… tránh chiếm diện tích trên bàn họp.
  • Thiết Bị Công Nghệ Nhỏ Gọn: Đặt máy chiếu mini, màn hình mỏng và các thiết bị công nghệ khác một cách hợp lý để không gian không bị chật chội.
  • Ánh Sáng: Sử dụng ánh sáng tự nhiên nếu có thể, kết hợp với đèn trần và đèn bàn để tạo không gian thoải mái, không quá sáng hoặc quá tối.

5. Trang Trí và Tạo Điểm Nhấn

  • Cây Xanh Nhỏ: Đặt một vài chậu cây nhỏ để tạo không gian xanh, thoáng đãng.
  • Trang Trí Tường: Sử dụng tranh ảnh nhỏ, bảng tin hoặc bảng trắng để tạo không gian năng động, giúp tập trung hơn trong các buổi họp.
  • Thảm và Màu Sắc Nhẹ Nhàng: Sử dụng thảm trải sàn và màu sắc nhẹ nhàng, giúp không gian trông rộng rãi và dễ chịu hơn.

6. Lưu Ý Thêm

  • Sắp Xếp Chỗ Ngồi Hợp Lý: Đảm bảo mỗi người tham dự có đủ không gian để làm việc và thoải mái di chuyển.
  • Chú Ý Đến Sự Thoải Mái: Chọn ghế có độ mềm mại và hỗ trợ lưng tốt để người tham dự cảm thấy dễ chịu trong suốt buổi họp.
  • Sử Dụng Không Gian Thẳng Đứng: Đặt bảng trắng hoặc màn hình lên tường để không gian không bị lãng phí.

Câu 2: Làm thế nào để cải thiện chất lượng âm thanh trong phòng họp?

Dưới đây là một số biện pháp chi tiết để cải thiện chất lượng âm thanh trong phòng họp:

1. Sử Dụng Vật Liệu Hấp Thụ Âm

  • Tấm Cách Âm: Lắp đặt các tấm cách âm trên tường và trần để giảm tiếng vang và tiếng ồn.
  • Thảm và Rèm: Sử dụng thảm trải sàn và rèm cửa dày để hấp thụ âm thanh, giảm tiếng vang.
  • Bảng Treo Tường: Đặt bảng trắng, bảng tin hoặc các vật liệu mềm khác trên tường để giúp hấp thụ âm thanh.

2. Bố Trí Nội Thất Thích Hợp

  • Bàn Ghế Đệm: Chọn bàn ghế có đệm để hấp thụ âm thanh, giảm tiếng ồn khi di chuyển ghế.
  • Tủ và Kệ Sách: Đặt tủ, kệ sách hoặc các vật dụng lớn dọc theo tường để giúp hấp thụ và phân tán âm thanh.

3. Cải Thiện Hệ Thống Âm Thanh

  • Micro và Loa Chất Lượng Cao: Đầu tư vào micro và loa chất lượng cao để đảm bảo âm thanh rõ ràng và không bị méo tiếng.
  • Hệ Thống Âm Thanh Kỹ Thuật Số: Sử dụng hệ thống âm thanh kỹ thuật số có khả năng điều chỉnh và cân bằng âm thanh.
  • Bố Trí Hợp Lý: Đặt loa và micro ở vị trí hợp lý để phân phối âm thanh đồng đều trong phòng.

4. Điều Chỉnh Âm Thanh

  • Equalizer: Sử dụng equalizer để điều chỉnh tần số âm thanh, giảm các tần số gây khó chịu và tăng cường các tần số cần thiết.
  • Mixer: Sử dụng mixer để quản lý và điều chỉnh âm thanh từ nhiều nguồn khác nhau, đảm bảo sự cân bằng âm thanh.

5. Kiểm Soát Tiếng Ồn Ngoài

  • Cửa Kính Cách Âm: Lắp đặt cửa kính cách âm để giảm tiếng ồn từ bên ngoài.
  • Dải Cách Âm Dưới Cửa: Sử dụng dải cách âm dưới cửa để ngăn tiếng ồn lọt vào phòng họp.

6. Kiểm Soát Âm Thanh Nội Bộ

  • Thiết Bị Họp Trực Tuyến: Sử dụng các thiết bị họp trực tuyến với tính năng loại bỏ tiếng ồn và tiếng vang.
  • Mic Cầm Tay và Mic Cài Áo: Cung cấp micro cầm tay hoặc mic cài áo cho người thuyết trình để đảm bảo giọng nói rõ ràng và nhất quán.

7. Kiểm Tra và Bảo Trì Thường Xuyên

  • Kiểm Tra Thiết Bị: Thường xuyên kiểm tra và bảo trì hệ thống âm thanh, micro và loa để đảm bảo chúng hoạt động tốt.
  • Kiểm Tra Phòng: Đánh giá và kiểm tra chất lượng âm thanh trong phòng họp định kỳ để phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề.

8. Sử Dụng Công Nghệ Hỗ Trợ

  • Phần Mềm Loại Bỏ Tiếng Ồn: Sử dụng các phần mềm hoặc thiết bị có tính năng loại bỏ tiếng ồn, giúp cải thiện chất lượng âm thanh trong các cuộc họp trực tuyến.
  • Hệ Thống Hội Nghị Truyền Hình: Sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình với tính năng cải thiện âm thanh, giúp truyền tải âm thanh rõ ràng.

Câu 3: Chi phí setup phòng họp thường là bao nhiêu?

Hạng mục Mô tả Chi phí ước tính (VNĐ)
1. Nội thất
Bàn họp Bàn họp hình chữ nhật hoặc tròn, kích thước vừa phải 10,000,000 – 30,000,000
Ghế họp Ghế có đệm, ghế xoay hoặc ghế gấp 1,000,000 – 3,000,000 (mỗi chiếc)
Tủ lưu trữ và kệ sách Tủ và kệ sách để lưu trữ tài liệu và thiết bị 5,000,000 – 15,000,000
2. Thiết Bị Âm Thanh & Hình Ảnh
Máy chiếu hoặc Màn hình LCD Máy chiếu hoặc màn hình LCD cỡ lớn cho thuyết trình 15,000,000 – 50,000,000
Hệ thống âm thanh Loa, micro và mixer để đảm bảo âm thanh rõ ràng 10,000,000 – 30,000,000
Camera hội nghị Camera có độ phân giải cao cho các cuộc họp trực tuyến 5,000,000 – 20,000,000
3. Thiết Bị Kết Nối & Hỗ Trợ
Thiết bị họp trực tuyến Các thiết bị họp trực tuyến như Polycom, Logitech, Cisco 20,000,000 – 100,000,000
Bộ phát Wi-Fi Đảm bảo kết nối Internet ổn định 1,000,000 – 5,000,000
Bộ điều khiển trung tâm Điều khiển tất cả thiết bị trong phòng họp 10,000,000 – 30,000,000
4. Vật Liệu Cách Âm & Trang Trí
Tấm cách âm Tấm cách âm để giảm tiếng vang và cải thiện chất lượng âm thanh 5,000,000 – 15,000,000
Rèm cửa cách âm Rèm cửa dày để cách âm và tạo không gian chuyên nghiệp 3,000,000 – 10,000,000
Tranh ảnh và cây xanh Trang trí và tạo không gian thoáng đãng 2,000,000 – 5,000,000
5. Chi Phí Thi Công & Lắp Đặt
Thi công nội thất Lắp đặt bàn ghế, tủ kệ 5,000,000 – 15,000,000
Lắp đặt thiết bị âm thanh và hình ảnh Cài đặt và cấu hình hệ thống âm thanh, màn hình, máy chiếu 5,000,000 – 10,000,000
Lắp đặt và cấu hình thiết bị kết nối Cài đặt thiết bị mạng và kết nối Internet 2,000,000 – 5,000,000

Tổng chi phí setup phòng họp có thể dao động từ 100,000,000 VND đến 300,000,000 VND tùy thuộc vào các lựa chọn cụ thể và chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Đây chỉ là ước tính, và bạn có thể cần điều chỉnh theo nhu cầu và ngân sách cụ thể của mình.

Câu 4: Có cần thiết sử dụng thêm bảng trắng tương tác trong phòng họp?

Bạn có thể sử dụng bảng trắng tương tác trong các trường hợp sau:

  • Cuộc Họp Đòi Hỏi Tương Tác Cao: Nếu phòng họp thường xuyên tổ chức các buổi brainstorm, thảo luận nhóm, hoặc cần ghi chú trực tiếp.
  • Trình Bày và Đào Tạo: Rất hữu ích cho các buổi thuyết trình hoặc đào tạo, nơi cần minh họa trực quan và tương tác với người học.
  • Họp Trực Tuyến: Nếu công ty thường xuyên tổ chức các cuộc họp trực tuyến hoặc hội nghị với các chi nhánh, đối tác ở xa.
  • Công Ty Công Nghệ Cao: Các công ty trong lĩnh vực công nghệ, giáo dục hoặc những lĩnh vực đòi hỏi sự đổi mới và sáng tạo thường sẽ hưởng lợi nhiều từ bảng trắng tương tác.

Vậy là GHETRINHKY vừa chia sẻ cho các bạn một số mẹo setup phòng họp hiệu quả. Mong rằng với những thông tin trên, các bạn đã có thể tự tay setup được một không gian phòng họp vừa đảm bảo tính thẩm mỹ, vừa chuyên nghiệp.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *